Terminy badań kierowców w firmie transportowej
Terminów badań kierowców w firmie transportowej pilnuje się najskuteczniej w jednym rejestrze, w którym przy każdym kierowcy stoją osobno data orzeczenia lekarskiego i data badania psychotechnicznego, a przypomnienia przychodzą z wyprzedzeniem co najmniej kilku tygodni. Arkusz działa do kilku pojazdów. Przy kilkunastu kierowcach, zmianach i sezonowych dodatkowych etatach zaczyna zawodzić. Poniżej opisujemy, gdzie dokładnie, i jak ułożyć system, który nie wymaga pamięci kierownika floty.
Dlaczego kierowca to najdroższe przeoczenie
Pracodawca nie powinien dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego (art. 229 § 4 Kodeksu pracy). W większości firm brak badań to kłopot administracyjny. W transporcie to od razu postój pojazdu, bo kierowcy nie da się zastąpić pracownikiem biurowym. Zlecenie czeka, naczepa stoi, a zastępstwo trzeba znaleźć tego samego dnia.
Do tego dochodzi ryzyko formalne. Art. 283 § 1 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł za naruszanie przepisów BHP przez osobę za nie odpowiedzialną, a ocenę każdego przypadku wydają właściwe organy. Szerzej piszemy o tym we wpisie kara za brak badań lekarskich.
Co sprawia, że terminy w transporcie giną
Trzy rzeczy powtarzają się niemal w każdej firmie przewozowej.
- **Kierowca rzadko bywa w bazie.** Nie spotkasz go przy kawie, więc nikt nie powie mu, że orzeczenie kończy się za miesiąc. Informacja musi dotrzeć do niego i do osoby, która układa grafik.
- **Dwa różne terminy.** Kierowca zawodowy ma orzeczenie z medycyny pracy i badanie psychotechniczne, każde z własną datą. Pilnowanie jednej przy ignorowaniu drugiej to najczęstszy błąd. Opisujemy to na stronie badania okresowe kierowców.
- **Rotacja i zlecenia sezonowe.** Nowy kierowca potrzebuje badań wstępnych przed pierwszym kursem. Jeśli rekrutacja trwa dwa dni, skierowanie nie może czekać tydzień na kadrową.
Jak ułożyć system, który działa
Niezależnie od narzędzia, sprawdzony układ ma pięć elementów.
1. **Jedno miejsce z datami.** Każdy kierowca ma wiersz z rodzajem badania, datą orzeczenia i datą końca ważności. Dwa osobne pola na badanie lekarskie i psychotechniczne.
2. **Przypomnienia na trzech poziomach.** 30 dni to czas na umówienie wizyty, 14 dni na ponaglenie, 3 dni to ostatni alarm. Jeden mail na tydzień przed terminem jest za późno, bo wolne terminy u lekarza bywają odległe.
3. **Odbiorcą jest też osoba od grafiku.** Kadrowa wie, że termin mija, ale to dyspozytor decyduje, kiedy kierowca może pojechać na badania bez dziury w trasie.
4. **Skierowanie z tych samych danych.** Jeśli skierowanie trzeba przepisywać ręcznie, termin zbliża się, a dokument nie jest gotowy. Czynniki dla kierowcy (prowadzenie pojazdu, praca zmianowa, obciążenie psychofizyczne, hałas, drgania) powinny wynikać ze stanowiska, a Ty je sprawdzasz. Zestaw znajdziesz na stronie kierowca.
5. **Eksport na dzień kontroli.** Zestawienie, kto na dany dzień ma ważne badania, ma powstawać w minutę, nie w godzinę.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Przy jednym właścicielu i kilku kierowcach arkusz z kolorowaniem warunkowym bywa wystarczający. Granica pojawia się, gdy skierowania wystawia ktoś inny niż osoba prowadząca arkusz, gdy kierowców jest kilkunastu albo gdy dochodzą oddziały. Wtedy arkusz nie wysyła przypomnień, nie robi skierowania i nie mówi, że ktoś zapomniał go uzupełnić. Porównanie obu podejść opisaliśmy w tekście ewidencja badań pracowników w Excelu czy w programie.
Prosty test brzmi tak. Jeśli w ciągu ostatniego roku choć raz musiałeś nagle zdejmować kierowcę z trasy z powodu dokumentów, arkusz nie zabezpiecza Cię wystarczająco.
Jak to wygląda w praktyce
Kierownik floty wpisuje kierowców z datami z obecnych orzeczeń, najpierw tych, którym termin mija najszybciej. Rejestr pokazuje listę na najbliższy miesiąc. Dla wybranych osób generuje serię skierowań jednym kliknięciem, a dyspozytor ustala z kierowcami dni wizyt w spokojniejszym okresie przewozów. Po orzeczeniu wpisujesz nową datę i wniosek, bez wyników badań.
Firmy, które prowadzą też ewidencję przebiegu pojazdów i monitoring GPS floty, mają zwykle ten sam problem z rozproszonymi danymi. Warto zadbać, żeby każda z tych spraw miała jedno miejsce, a przykład rozwiązania dla pojazdów znajdziesz w [monitoringu GPS floty z ewidencją przebiegu](https://locate.pl). Dla badań kierowców takim miejscem jest rejestr.
Cały zakres dla firm przewozowych opisujemy na stronie skierowania na badania lekarskie dla firm transportowych, a ceny w cenniku. Plan Firma kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 50 osób.