Ewidencja badań pracowników w Excelu czy w programie
Ewidencję badań pracowników da się prowadzić w Excelu, dopóki w firmie pracuje kilkanaście osób i jedna osoba pilnuje terminów. Przy kilkudziesięciu pracownikach, wielu stanowiskach albo kilku firmach arkusz zaczyna kosztować więcej niż program, bo każdy przeoczony termin oznacza pracownika bez ważnego orzeczenia. Poniżej porównujemy oba rozwiązania i wskazujemy, kiedy zmiana się opłaca.
Co ewidencja musi robić
Orzeczenie lekarskie ma termin ważności, a pracodawca nie powinien dopuścić do pracy osoby bez ważnego orzeczenia (art. 229 § 4 Kodeksu pracy). Skierowanie na kolejne badanie wystawia pracodawca (§ 4a). Ewidencja musi więc robić cztery rzeczy.
- Trzymać datę orzeczenia i datę końca ważności każdego pracownika.
- Ostrzegać z wyprzedzeniem, żeby zdążyć umówić wizytę.
- Pozwalać szybko przygotować skierowanie z poprawnymi czynnikami.
- Dać zestawienie na wypadek kontroli.
Zasady terminów opisujemy we wpisie badania okresowe pracowników jak często.
Gdzie Excel wystarcza
Arkusz jest dobry na start. Nic nie kosztuje, każdy go zna, a kolumny dopasujesz do własnych potrzeb. Przy dziesięciu, piętnastu pracownikach i jednej osobie odpowiedzialnej za kadry często to wystarczy, zwłaszcza gdy ktoś raz w miesiącu sortuje listę po dacie ważności.
Excel dobrze radzi sobie także z jednorazowym zestawieniem, na przykład gdy trzeba pokazać inspektorowi stan na konkretny dzień.
Gdzie Excel zaczyna zawodzić
Problemy pojawiają się zwykle w tych samych miejscach.
- Nikt nie przypomni sam z siebie. Reguła formatowania podświetli datę tylko wtedy, gdy ktoś otworzy plik.
- Plik ma wielu autorów. Dwie wersje arkusza w poczcie to dwie różne prawdy o terminach.
- Skierowanie powstaje osobno. Dane pracownika przepisuje się do edytora tekstu, a czynniki szkodliwe pisze się z pamięci albo kopiuje ze starego dokumentu.
- Wiele firm to wiele plików. Biuro rachunkowe prowadzące kadry czterdziestu klientów szuka właściwego arkusza przed każdym skierowaniem.
- Odejście osoby, która „miała wszystko w głowie i w pliku”, zostawia firmę bez kontroli terminów.
Sam błąd jest prosty do popełnienia, a skutek poważny. Grzywna za naruszenie przepisów BHP wynosi od 1 000 do 30 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy), a ocenę każdego przypadku wydają właściwe organy.
Zestawienie
| Kryterium | Excel | Program do ewidencji |
|---|---|---|
| Koszt na start | brak | abonament, w Przebadany od 199 zł netto miesięcznie |
| Przypomnienia | tylko własne reguły i pamięć | automatyczne, 30, 14 i 3 dni przed końcem ważności |
| Skierowanie | osobny dokument | z tych samych danych, z czynnikami do stanowiska |
| Wiele firm | osobne pliki | jeden panel, osobne dane każdej firmy |
| Kontrola | ręczne zestawienie | eksport do Excela i PDF |
| Praca zespołowa | konflikty wersji | jedno źródło danych |
| Czas kadrowej | rośnie z liczbą osób | w przybliżeniu stały |
Od kiedy program się opłaca
Prosty rachunek pozwala to ocenić. Weź czas, który kadrowa spędza co miesiąc na sprawdzaniu terminów, pisaniu skierowań i szukaniu dat, i pomnóż go przez koszt godziny pracy. Dodaj ryzyko, które trudno wycenić, czyli pracownika, który pracuje na wygasłym orzeczeniu.
Jeśli wychodzi kilka godzin miesięcznie, abonament 199 zł netto za firmę do 50 pracowników zwykle się broni. W biurze rachunkowym liczba klientów robi różnicę szybciej, bo plan Biuro za 399 zł netto obejmuje do czterdziestu firm i serię skierowań jednym kliknięciem. Dokładne limity znajdziesz w cenniku.
Jak przejść z arkusza na program
Przejście nie wymaga porzucenia dotychczasowych danych. Bierzesz z arkusza tych pracowników, którym termin mija w najbliższych miesiącach, wpisujesz ich w panelu i od razu dostajesz przypomnienia. Resztę dodajesz przy okazji kolejnych skierowań. Pełny opis funkcji jest na stronie program do ewidencji badań lekarskich pracowników.
W grafiku pracy i czasie pracy zespołu pomaga osobne narzędzie, na przykład [grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy](https://alepraca.pl), bo terminy badań zwykle idą w parze z planowaniem zmian.
Sprawdź ewidencję badań w programie
Wpisz pracowników, którym termin mija w tym kwartale, i zobacz przypomnienia. Plany zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie.