Badania okresowe pracowników jak często i kto pilnuje terminów
Badania okresowe pracowników odbywają się w terminie wskazanym w ostatnim orzeczeniu lekarskim, a nie według jednej stałej liczby lat. To lekarz medycyny pracy określa, kiedy pracownik ma stawić się ponownie. Pracodawca pilnuje tego terminu, wystawia skierowanie i nie dopuszcza do pracy osoby z nieważnym orzeczeniem. Poniżej wyjaśniamy zasady i praktyczny sposób na to, by terminy nie umykały.
Jak często robi się badania okresowe
Odpowiedź zależy od orzeczenia. Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy pracownik podlega badaniom okresowym, a termin kolejnego badania wyznacza lekarz, który wydaje orzeczenie. Zwykle zależy on od stanowiska i czynników szkodliwych, na jakie narażony jest pracownik.
W praktyce okresy bywają różne. Przy stanowiskach o niewielkim narażeniu, takich jak praca biurowa, odstępy są dłuższe. Przy pracy w warunkach szkodliwych, na wysokości czy w transporcie są krótsze. Dlatego nie ma sensu opierać się na jednej regule typu „co dwa lata". Zawsze liczy się data zapisana w najnowszym orzeczeniu.
Kto odpowiada za pilnowanie terminu
Za skierowanie na badania okresowe odpowiada pracodawca (art. 229 § 4a Kodeksu pracy). Pracownik może pamiętać o terminie, ale formalnie obowiązek leży po stronie firmy. Ponosi ona także koszt badania.
W małych firmach terminy śledzi księgowa lub właściciel. W większych robi to dział kadr albo specjalista BHP. Biura rachunkowe, które prowadzą kadry dla wielu firm, muszą pamiętać o terminach dziesiątek pracodawców jednocześnie. To właśnie wtedy arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać. Warianty dla takich biur opisujemy na stronie dla biur rachunkowych.
Co się dzieje po przekroczeniu terminu
Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Gdy orzeczenie traci ważność, pracownik nie powinien wykonywać pracy na stanowisku objętym badaniami, dopóki nie dostarczy nowego.
To oznacza przerwę w pracy, kłopoty z grafikiem i możliwe konsekwencje podczas kontroli. Zgodnie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy za naruszanie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy grozi grzywna od 1 000 do 30 000 zł. Szczegóły opisujemy we wpisie kara za brak badań lekarskich. Ocena konkretnego przypadku należy do właściwych organów.
Jak nie przegapić terminu
Skuteczny system pilnowania terminów ma kilka cech.
- Jedno miejsce z datą ważności orzeczenia każdego pracownika, a nie rozproszone notatki.
- Przypomnienie z wyprzedzeniem, które daje czas na umówienie wizyty, na przykład 30 dni przed końcem ważności.
- Drugie i trzecie przypomnienie, gdy sprawa jeszcze nie jest załatwiona, na przykład po 14 i 3 dniach.
- Zapis rodzaju badania i ograniczeń z orzeczenia, bo wpływają na przydział zadań.
- Łatwy eksport danych na wypadek kontroli.
Takie podejście jest tańsze niż jedna sytuacja, w której pracownik zostaje odsunięty od pracy w środku tygodnia. Rejestr pracowników opisujemy na stronie badania okresowe pracowników.
Skierowania okresowe dla wielu osób naraz
Gdy termin mija w tym samym miesiącu wielu osobom, ręczne wystawianie skierowań zabiera godziny. W Przebadany jednym kliknięciem przygotowujesz skierowania okresowe dla wszystkich pracowników, którym termin upływa w następnym miesiącu. Każdy dokument zawiera czynniki dobrane do jego stanowiska, które możesz poprawić przed wydrukiem.
Taki sposób pracy ogranicza też pomyłki, bo dokument powstaje z danych w rejestrze, a nie z kopii poprzedniego pliku. Szczegóły skierowań okresowych znajdziesz na stronie skierowanie na badanie okresowe.
Badania to nie jedyne terminy
Obok badań lekarskich firmy pilnują szkoleń BHP wstępnych i okresowych, badań psychotechnicznych kierowców i książeczek sanitarno-epidemiologicznych. Każda z tych pozycji ma własną datę ważności i własne ograniczenia. W rejestrze Przebadany zapisujesz je obok orzeczeń, więc przypomnienia dotyczą wszystkich terminów jednocześnie. O kierowcach piszemy na stronie badania okresowe kierowców.
Jakie dane przechowujemy
Rejestr zawiera datę orzeczenia, datę ważności, rodzaj badania, wniosek i ograniczenia. Nie przechowujemy wyników badań ani dokumentacji medycznej. Dzięki temu rejestr służy do pilnowania terminów, a nie do gromadzenia informacji o stanie zdrowia.
Jak zacząć
Założenie konta w Przebadany zajmuje chwilę. Dodajesz pracowników, wpisujesz daty ważności orzeczeń i od tego momentu przypomnienia przychodzą same, do kadrowej i opcjonalnie do pracownika. Plany zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie, a pełne zestawienie jest w cenniku. Zasady przygotowania dokumentu opisaliśmy we wpisie skierowanie na badania lekarskie od pracodawcy.