Jak wybrać program do ewidencji badań pracowników
Dobry program do ewidencji badań pracowników robi cztery rzeczy. Przypomina o końcu ważności orzeczeń, przygotowuje skierowanie z tych samych danych, rozdziela dane kilku firm i nie przechowuje wyników badań. Poniżej siedem kryteriów, które warto sprawdzić przed zakupem, oraz pytania, które opłaca się zadać dostawcy.
Siedem kryteriów wyboru
**1. Przypomnienia z wyprzedzeniem.** Termin ważności orzeczenia jest najważniejszą datą w całej ewidencji. Sprawdź, czy program wysyła przypomnienia sam, ile dni przed terminem i do kogo. Trzy poziomy, na przykład 30, 14 i 3 dni, dają czas na umówienie wizyty, a nie tylko informację, że już jest po terminie.
**2. Skierowanie z tego samego miejsca.** Jeśli program tylko liczy daty, kadrowa nadal przepisuje dane pracownika do dokumentu. Szukaj rozwiązania, które z rekordu pracownika tworzy skierowanie z czynnikami szkodliwymi dobranymi do stanowiska.
**3. Słownik stanowisk i czynników.** Skierowanie ma wskazywać czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne na stanowisku. Gotowe zestawy dla typowych stanowisk skracają pracę, ale musisz móc je zmienić, bo dobór wynika z oceny ryzyka zawodowego Twojej firmy.
**4. Wiele firm albo oddziałów.** Biuro rachunkowe z kadrami czterdziestu klientów potrzebuje osobnych rejestrów, osobnych danych pracodawcy na skierowaniu i jednego widoku terminów. Sprawdź, czy limity planu liczą firmy i pracowników tak, jak Ty ich potrzebujesz.
**5. Zakres danych o zdrowiu.** Dane o zdrowiu to kategoria szczególna w rozumieniu RODO. Najbezpieczniej wybrać program, który zapisuje tylko datę, rodzaj badania, wniosek i ograniczenia z orzeczenia, bez wyników i rozpoznań. Mniej danych to mniejsze ryzyko. Jak to wygląda u nas, opisuje strona bezpieczeństwo.
**6. Eksport na kontrolę.** Inspektor pracy może poprosić o zestawienie stanu na dany dzień. Eksport do Excela i PDF to minimum, a nie dodatek.
**7. Cena i sposób rozliczenia.** Abonament powinien być jawny, z widocznymi limitami pracowników, skierowań i użytkowników. Zwróć uwagę, czy jest rabat przy płatności rocznej i czy cena jest podana netto czy brutto.
Co sprawdzić w tabeli
| Kryterium | Pytanie kontrolne | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|---|
| Przypomnienia | Ile dni przed terminem i do kogo | zdążysz umówić wizytę |
| Skierowanie | Z danych pracownika czy osobno | brak przepisywania |
| Czynniki | Czy mogę je edytować | odpowiedzialność pracodawcy |
| Wiele firm | Czy dane są rozdzielone | biura rachunkowe i grupy |
| Dane o zdrowiu | Czy zapisywane są wyniki | RODO |
| Eksport | Excel i PDF | kontrola i audyt |
| Cena | Limity i rabat roczny | porównywalność ofert |
Kiedy zakup ma sens
Jeśli ewidencję prowadzi jedna osoba przy kilkunastu pracownikach, arkusz zwykle wystarcza. Porównanie obu rozwiązań opisujemy we wpisie ewidencja badań pracowników w Excelu czy w programie. Gdy pracowników jest kilkudziesięciu, stanowisk kilka albo firm kilka, program zaczyna się zwracać czasem kadrowej i mniejszym ryzykiem przeoczonego terminu.
Grzywna za naruszenie przepisów BHP wynosi od 1 000 do 30 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy), a ocenę każdego przypadku wydają właściwe organy. Abonament na tym tle jest niewielkim kosztem stałym.
Szczególny przypadek, nowi pracownicy z zagranicy
Firmy zatrudniające cudzoziemców mają dodatkowy etap przed pierwszym dniem pracy, bo oprócz formalności pobytowych potrzebne jest skierowanie na badania wstępne. Sprawy związane z samym zatrudnieniem opisuje serwis [zatrudnianie cudzoziemców od konsulatu do karty](https://konsulaty.pl), a skierowanie na badanie wstępne przygotujesz z naszej strony o badaniach wstępnych.
Jak to wygląda w Przebadany
Przebadany zapisuje stanowisko, rodzaj badania, datę orzeczenia i datę końca ważności, wysyła przypomnienia 30, 14 i 3 dni przed terminem i z tych samych danych przygotowuje skierowanie. Plany zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie dla firmy, a biuro rachunkowe z wieloma klientami wybiera plan Biuro za 399 zł netto. Szczegóły są na stronie program do ewidencji badań lekarskich pracowników, a limity w cenniku.
Sprawdź ewidencję badań w praktyce
Wpisz pracowników z najbliższymi terminami i zobacz przypomnienia oraz skierowania. Plany zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie.